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Gestión de Tags

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Acceso a la Gestión de Tags

1. Inicie sesión en United Logistics Portal
2. Navegue a Paso Rápido en el menú principal
3. Seleccione Tags en el submenú

• Número de tag
• Estado (Válido/Inhabilitado)
• Vehículo asignado
• Categoría de peaje
• Grupo de asignación
• Tipo (Corporativo/Prepago)
• Fechas de asignación y vencimiento

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Crear un Nuevo Tag

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Paso 1: Iniciar la Creación

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Paso 2: Información Básica del Tag

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Número de Tag (Requerido)

• Ingrese el número del tag tal como aparece en el dispositivo físico
• Este número es único y no puede repetirse
• Formato típico: 6 dígitos (ejemplo: 123456)
• Importante: Verifique que el número es correcto antes de guardar

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Tipo de Tag (Requerido)

• Para tags con facturación mensual consolidada
• No requieren recargas
• Uso recomendado: flota permanente, uso frecuente
• Mayor necesidad de control y auditoría

• Requieren recargas periódicas
• Límite de crédito controlado
• Uso recomendado: vehículos ocasionales, contratistas
• Control automático mediante saldo disponible

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Categoría (Requerido)

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Estado (Requerido)

• Estado predeterminado
• Indica que el tag está activo y autorizado
• Los consumos generados son esperados

• Seleccione solo si el tag está siendo dado de baja desde el inicio
• Útil para registrar tags históricos que ya no están en uso
• Cualquier consumo futuro será marcado como sospechoso

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Paso 3: Asignación de Vehículo

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Vehículos con GPS

1. Active la opción “Vehículo tiene GPS”
2. Seleccione el vehículo del menú desplegable
   • Busque por número de unidad (L-123) o placa
   • El sistema mostrará: número, título y placa
3. Los datos del vehículo se vincularán automáticamente

• Validación GPS automática de consumos
• Cruces con datos de telemetría
• Mayor precisión en detección de irregularidades
• Análisis de rutas y patrones de uso

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Vehículos sin GPS

1. Desactive la opción “Vehículo tiene GPS”
2. Ingrese manualmente:
   • Nombre del vehículo: Identificador interno (ej: “Camión Contratista A”)
   • Placa: Número de placa del vehículo (ej: “L123456”)

• No se pueden validar consumos mediante GPS
• Mayor dependencia de validaciones alternativas
• Requiere control manual más estricto

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Paso 4: Fechas de Asignación

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Fecha de Asignación (Requerido)

• Fecha en que el tag fue físicamente instalado en el vehículo
• Uso: Define desde cuándo los consumos son válidos
• Formato: DD/MM/AAAA
• Recomendación: Use la fecha real de instalación física

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Fecha de Emisión (Opcional)

• Fecha en que el operador activó el tag en su sistema
• Normalmente es unos días antes de la fecha de asignación
• Uso: Referencia administrativa
• Si no se especifica, se asume igual a la fecha de asignación

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Fecha de Vencimiento (Opcional)

• Fecha en que el tag debe ser desactivado
• Uso: El sistema marcará consumos después de esta fecha como sospechosos
• Casos comunes:
  • Contratos temporales con fecha de término
  • Períodos de prueba
  • Tags con vigencia limitada por el operador

        Emisión         Asignación                    Vencimiento
           ↓                ↓                              ↓
    ═══════╪════════════════╪══════════════════════════════╪════════►
    Tag      Tag instalado   Período válido              Tag debe
    activado en vehículo     de consumos                 desactivarse

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Paso 5: Grupo de Asignación (Opcional)

• Transporte: Vehículos de transporte de carga
• Distribución: Vehículos de entregas y logística
• Administrativo: Vehículos ejecutivos y de oficina
• Mantenimiento: Vehículos de soporte y servicios
• Operaciones: Vehículos de supervisión de campo
• Minería: Vehículos de operaciones mineras
• Construcción: Vehículos de proyectos de construcción

• Reportes segmentados por departamento
• Análisis de costos por centro de costo
• Identificación rápida de tags por función
• Exportaciones filtradas por categoría empresarial

1. Escriba el nombre del grupo (sensible a mayúsculas/minúsculas)
2. El sistema sugerirá grupos existentes mientras escribe
3. Puede crear nuevos grupos escribiendo un nombre único

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Paso 6: Notas Adicionales (Opcional)

• “Tag solicitado para proyecto XYZ - autorizado por J. Pérez”
• “Reemplazo de tag #456789 (perdido)”
• “Tag temporal para contrato con Cliente ABC”
• “Corresponde a orden de compra #OP-2026-123”
• “Tag de prueba - evaluar durante febrero”

• Vista detallada del tag
• Reportes PDF
• Exportaciones Excel

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Paso 7: Guardar y Verificar

1. Revise todos los campos ingresados
2. Haga clic en Guardar
3. El sistema validará los datos:
   • Tag number no duplicado
   • Categoría válida (1-5)
   • Fechas lógicas (asignación no posterior a vencimiento)
   • Información de vehículo completa

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Editar un Tag Existente

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Cuándo Editar

• Cambiar el estado (Válido ↔ Inhabilitado)
• Reasignar a otro vehículo
• Actualizar fechas de vencimiento
• Modificar el grupo de asignación
• Agregar o actualizar notas
• Corregir errores en la información

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Proceso de Edición

1. Localice el tag en la tabla (use filtros o búsqueda si es necesario)
2. Haga clic en la fila del tag
3. Se abrirá el panel lateral derecho con la información completa
4. Haga clic en Editar (botón de lápiz)
5. Modifique los campos necesarios
6. Guarde los cambios

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Casos Comunes de Edición

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Cambiar Estado a Inhabilitado

1. Abra el tag para edición
2. Cambie Estado de “Válido” a “Inhabilitado”
3. Agregue una Nota explicando el motivo (ej: “Tag reportado como perdido 15/02/2026”)
4. Opcionalmente, establezca una Fecha de Vencimiento si aún no existe
5. Guarde los cambios

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Reasignar a Otro Vehículo

1. Inhabilitar la asignación actual (agregue fecha de vencimiento = hoy)
2. Crear nueva asignación del mismo tag al nuevo vehículo
3. Fecha de asignación = fecha del cambio físico

1. Abra el tag
2. Cambie el vehículo asignado
3. Actualice la fecha de asignación a la fecha del cambio
4. Agregue nota: “Reasignado desde [Vehículo Anterior] en [Fecha]“

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Actualizar Grupo de Asignación

1. Abra el tag (o seleccione múltiples tags)
2. Modifique el campo Grupo
3. Seleccione el nuevo grupo o escriba uno nuevo
4. Guarde

• Vehículos se transfieren entre departamentos
• Proyectos se reclasifican
• Se implementa una nueva estructura organizacional

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Inhabilitar Tags

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¿Cuándo Inhabilitar?

1. Tag perdido o robado: Previene uso no autorizado
2. Vehículo vendido o dado de baja: Ya no está en su flota
3. Tag dañado: Físicamente inutilizable
4. Fin de contrato: Tag de contratista o servicio temporal
5. Cambio de operador: Migración a otro sistema de peaje
6. Tag duplicado por error: Corrección de registro incorrecto

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Proceso de Inhabilitación

1. Abra el tag
2. Cambie Estado a “Inhabilitado”
3. Establezca Fecha de Vencimiento (si no existe)
4. Agregue Nota explicativa
5. Guarde

1. Seleccione los tags a inhabilitar (checkboxes)
2. Use la opción “Acción en lote”
3. Seleccione “Cambiar estado a Inhabilitado”
4. Confirme la acción

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Impacto de la Inhabilitación

• ✅ El tag aparece marcado como “Inhabilitado” en todas las vistas
• ✅ Alertas visuales (rojo) en reportes y dashboards

• 🚨 Cualquier consumo con fecha posterior a la inhabilitación se marca como “Tag Inhabilitado”
• 🚨 Se clasifica automáticamente como “Sospecha alta prioridad”
• 🚨 Aparece destacado en reportes PDF
• 🚨 Se recomienda para reclamo inmediato

• ✅ Se mantienen sin cambios
• ✅ Validaciones históricas permanecen intactas
• ✅ Disponibles para auditoría y análisis

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Vista de Línea de Tiempo (Gantt)

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Acceso a la Vista Gantt

• Tabla: Vista tradicional de datos tabulares
• Gantt: Vista de línea de tiempo gráfica

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Interpretación de la Vista Gantt

• Inicio de barra: Fecha de asignación
• Fin de barra: Fecha de vencimiento (o presente si no tiene vencimiento)
• Color verde: Tag en estado “Válido”
• Color rojo: Tag en estado “Inhabilitado”
• Línea vertical: Fecha actual (hoy)

• Nombre del tag y vehículo
• Duración del período de asignación
• Superposiciones temporales (múltiples tags)

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Casos de Uso de la Vista Gantt

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Búsqueda y Filtrado de Tags

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Búsqueda Rápida

• Número de tag
• Nombre o número de vehículo
• Placa del vehículo

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Filtros Avanzados

• ☑️ Solo tags válidos
• ☑️ Solo tags inhabilitados
• ☑️ Ambos (predeterminado)

• ☑️ Corporativo
• ☑️ Prepago
• ☑️ Ambos

• Seleccione una o más categorías (1-5)

• Seleccione uno o más grupos de asignación

• ☑️ Solo tags con vehículos GPS
• ☑️ Solo tags sin GPS

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Ordenamiento

• Número de tag (ascendente/descendente)
• Estado
• Fecha de asignación (más reciente/más antiguo)
• Fecha de vencimiento

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Exportar Tags a Excel

1. Aplique los filtros deseados (opcional - exporta solo lo filtrado)
2. Haga clic en Exportar (icono de descarga)
3. Seleccione Exportar Tags
4. Se generará un archivo Excel con todas las columnas

• Número de Tag
• Estado
• Vehículo (número, título, placa)
• Categoría
• Tipo (Corporativo/Prepago)
• Grupo de asignación
• Fecha de asignación
• Fecha de emisión
• Fecha de vencimiento
• Tiene GPS (Sí/No)
• Notas
• Fecha de creación en el sistema
• Fecha de última actualización

• Auditorías con herramientas externas
• Reportes para gerencia
• Respaldo de información
• Análisis en Excel o Power BI
• Compartir con operadores de peaje

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Mejores Prácticas

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1. Registre Tags Inmediatamente

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2. Use Nombres Consistentes

• Grupos de asignación con mayúscula inicial: “Transporte”, “Logística”
• Notas claras y concisas
• Formatos de placa consistentes

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3. Documente Cambios Importantes

• Motivos de inhabilitación
• Reasignaciones
• Incidencias reportadas
• Autorizaciones especiales

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4. Revise Periódicamente

• ✅ Verifique que tags válidos correspondan a vehículos activos
• ✅ Confirme que tags inhabilitados no generen consumos
• ✅ Actualice fechas de vencimiento según contratos
• ✅ Limpie registros obsoletos

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5. Coordine con Operadores

• Reporte tags perdidos inmediatamente
• Solicite desactivación en el sistema del operador
• Confirme cambios de categoría por escrito
• Guarde correspondencia para auditoría

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6. Use Grupos Significativos

• Centros de costo empresariales
• Estructura de reportes requeridos
• Necesidades de análisis futuro
• Alineación con estructura organizacional

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7. Fechas Precisas

• Use la fecha real de instalación física, no la fecha de registro en el sistema
• Documente cambios de vehículo con fechas exactas
• Mantenga evidencia de cuándo se inhabilitaron tags

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Solución de Problemas Comunes

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Problema: No puedo crear un tag porque “el número ya existe”

1. Use la búsqueda para encontrar el tag existente
2. Verifique si es un duplicado por error
3. Si es el tag correcto pero con información incorrecta, edítelo
4. Si verdaderamente es otro tag, verifique el número en el dispositivo físico

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Problema: El vehículo no aparece en la lista desplegable

1. Verifique que el vehículo existe en el módulo de Vehículos
2. Si no existe, debe ser creado primero en ese módulo
3. Alternativamente, desactive “Vehículo tiene GPS” e ingrese los datos manualmente

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Problema: Los consumos no se están validando correctamente

1. ✅ Confirme que la fecha de asignación es anterior al consumo
2. ✅ Verifique que el tag está en estado “Válido” en la fecha del consumo
3. ✅ Revise que la categoría del tag coincide con el vehículo
4. ✅ Confirme que no hay fecha de vencimiento antes del consumo

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Problema: Necesito cambiar el número de un tag

1. Inhabilitar el tag actual (con nota explicativa)
2. Crear un nuevo tag con el número correcto
3. Asignar al mismo vehículo con fecha de asignación = hoy

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Resumen

• ✅ Registrar tags completa y precisamente desde el inicio
• ✅ Mantener información actualizada, especialmente estados y fechas
• ✅ Usar grupos de asignación para facilitar reportes
• ✅ Inhabilitar inmediatamente tags perdidos o vehículos dados de baja
• ✅ Revisar periódicamente la consistencia de asignaciones
• ✅ Documentar cambios y decisiones en el campo de notas