Flujos de Trabajo
Esta sección describe los procesos completos y flujos de trabajo del sistema Paso Rápido, desde la importación inicial de datos hasta la generación de reportes ejecutivos.Flujo Principal: Validación de Consumos
Visión General del Proceso
1
Preparación de Datos
Actividades previas:
- Configuración de organizaciones y usuarios
- Sincronización de vehículos desde ERM Karma
- Gestión de asignaciones de tags
- Configuración de estaciones de peaje
2
Importación de Cargos
Proceso automático/manual:
- Recepción de archivos CSV de concesionarias
- Validación de formato y contenido
- Importación masiva de cargos
- Notificación de resultados
3
Validación Automática
Ejecución de algoritmos:
- Sincronización de datos GPS
- Validación GPS de ubicaciones
- Detección de duplicados
- Verificación de categorías y tags
4
Revisión Manual
Análisis humano:
- Revisión de casos sospechosos
- Decisiones sobre cargos dudosos
- Documentación de resoluciones
- Escalación de casos complejos
5
Generación de Reportes
Documentación y análisis:
- Reportes operativos diarios
- Análisis de tendencias
- Reportes ejecutivos
- Documentación de ahorros
Workflow 1: Importación y Procesamiento Diario
Proceso Matutino (8:00 - 10:00 AM)
- Preparación (8:00 - 8:15 AM)
- Importación (8:15 - 8:45 AM)
- Validación Automática (8:45 - 9:30 AM)
- Revisión Inicial (9:30 - 10:00 AM)
Actividades del Analista:Tiempo total: 15 minutos
Entregable: Lista de archivos para procesar
1
Revisar Dashboard
- Acceder al sistema Paso Rápido
- Revisar métricas del día anterior
- Identificar alertas críticas pendientes
- Verificar estado de sincronización GPS
- Cargos pendientes de validación
- Casos críticos sin resolver
- Estado de conectividad ERM Karma
- Notificaciones del sistema
2
Verificar Archivos Nuevos
- Revisar carpeta de importación o email
- Validar nombres y formatos de archivos CSV
- Verificar fechas de cobertura
- Identificar concesionarias pendientes
- Autopistas del Norte:
norte_YYYYMMDD.csv - Autopistas del Sur:
sur_YYYYMMDD.csv - Concesión Central:
central_YYYYMMDD.csv
Proceso Vespertino (2:00 - 5:00 PM)
- Revisión Detallada (2:00 - 4:00 PM)
- Generación de Reportes (4:00 - 5:00 PM)
Análisis profundo de casos:
Tiempo total: 2 horas
Meta: Resolver 80% de casos pendientes
Casos de Validación GPS
Casos de Validación GPS
Proceso detallado:
- Abrir vista expandida del cargo
- Examinar mapas GPS disponibles
- Verificar coherencia temporal
- Comparar con cargos anteriores/posteriores
- Evaluar contexto de la ruta
- Mapa de ubicación de peaje
- Mapa de posición del vehículo
- Mapa de ruta completa (si disponible)
- Historial de cargos del vehículo
- Distancia < 500m → Probablemente válido
- Distancia > 1km → Probablemente inválido
- 500m - 1km → Requiere análisis contextual
Análisis de Duplicados
Análisis de Duplicados
Metodología:
- Comparar detalles de cargos similares
- Verificar secuencia temporal
- Analizar diferencias en montos
- Revisar historial del tag
- Determinar cuál cargo mantener
- Orden cronológico de los cargos
- Calidad de datos GPS de cada cargo
- Coherencia con patrones de viaje
- Recomendación del algoritmo automático
- Mantener el primero si son idénticos
- Mantener el que tiene mejor validación GPS
- Investigar más si hay discrepancias significativas
Verificación de Categorías
Verificación de Categorías
Análisis de sobrecargos:
- Confirmar categoría del vehículo
- Verificar tarifas oficiales de la estación
- Calcular diferencia exacta
- Evaluar si justifica reclamo
- Documentar para reporte de ahorros
- Diferencia < $1,000 → Aceptar
- Diferencia 5,000 → Documentar
- Diferencia > $5,000 → Reclamar activamente
- Screenshot de tarifa oficial
- Evidencia de categoría del vehículo
- Cálculo de monto correcto
- Recomendación de acción
Workflow 2: Gestión de Tags y Asignaciones
Proceso de Asignación de Nuevos Tags
1
Recepción de Solicitud
Origen de solicitudes:
- Vehículos nuevos en la flota
- Reemplazo de tags dañados/perdidos
- Reasignación por cambio de categoría
- Solicitudes de despachadores
- Número del tag (6 dígitos)
- ID del vehículo a asignar
- Categoría propuesta (1-5)
- Fecha de inicio de vigencia
- Justificación del cambio
2
Validación de Datos
Verificaciones automáticas:
- Tag no esté ya asignado a otro vehículo
- Vehículo exista en el sistema
- Categoría sea coherente con tipo de vehículo
- Fechas sean lógicas
- Confirmar que el tag físico esté disponible
- Verificar que el vehículo no tenga otro tag activo
- Validar que la categoría sea correcta
- Confirmar autorización del solicitante
3
Creación de Asignación
Proceso en el sistema:
- Ir a “Tags” → “Nueva Asignación”
- Completar formulario con datos validados
- Revisar información antes de confirmar
- Crear asignación en el sistema
- Generar confirmación automática
- Registro de asignación en base de datos
- Email de confirmación al solicitante
- Notificación al despachador responsable
- Actualización en inventario de tags
4
Seguimiento Post-Asignación
Monitoreo inicial:
- Verificar primeros cargos del tag (48-72 horas)
- Confirmar que validaciones GPS funcionen
- Detectar problemas tempranos
- Documentar cualquier anomalía
- Tiempo hasta primer uso
- Tasa de éxito en validaciones GPS
- Comparación con asignación anterior
- Feedback del usuario/despachador
Proceso de Inhabilitación de Tags
- Detección de Problemas
- Proceso de Inhabilitación
- Proceso de Reemplazo
Señales de alerta:
- Tag reportado como perdido/dañado
- Patrones anómalos de uso
- Validaciones GPS consistentemente fallidas
- Uso simultáneo en ubicaciones distantes
- Reportes de despachadores
- Alertas automáticas del sistema
- Análisis de patrones de uso
- Validaciones de seguridad rutinarias
Workflow 3: Análisis y Reportes Ejecutivos
Proceso Semanal de Análisis
1
Recopilación de Datos (Lunes)
Métricas de la semana anterior:
- Total de cargos procesados
- Distribución por tipo de validación
- Casos críticos y su resolución
- Ahorros generados por detección
- Dashboard principal del sistema
- Reportes diarios acumulados
- Estadísticas de validación
- Feedback de usuarios
2
Análisis de Tendencias (Martes)
Comparaciones temporales:
- Semana actual vs. anterior
- Mismo período mes anterior
- Tendencias trimestrales
- Patrones estacionales
- Mejora/deterioro en tasas de validación
- Cambios en tipos de fraude detectados
- Evolución de costos de peaje
- Eficiencia del sistema
3
Identificación de Oportunidades (Miércoles)
Áreas de mejora:
- Procesos que pueden optimizarse
- Validaciones que requieren ajuste
- Capacitación adicional necesaria
- Integraciones que podrían mejorarse
- Cambios en parámetros de validación
- Mejoras en flujos de trabajo
- Actualizaciones de catálogos
- Capacitación de usuarios
4
Preparación de Reporte (Jueves-Viernes)
Estructura del reporte semanal:
- Resumen Ejecutivo: Métricas principales
- Análisis Detallado: Tendencias y patrones
- Casos Destacados: Fraudes significativos detectados
- Ahorros Generados: Impacto financiero cuantificado
- Recomendaciones: Acciones sugeridas
- Próximos Pasos: Plan para la siguiente semana
Proceso Mensual de Reporte Ejecutivo
- Preparación de Datos
- Análisis Financiero
- Recomendaciones Estratégicas
Consolidación mensual:
- Agregación de reportes semanales
- Cálculo de métricas mensuales
- Comparación con objetivos
- Análisis de variaciones significativas
- ROI del sistema de validación
- Ahorros totales generados
- Eficiencia operativa alcanzada
- Satisfacción de usuarios
Workflow 4: Respuesta a Incidentes
Clasificación de Incidentes
Crítico
Ejemplos:
- Sistema completamente inoperativo
- Pérdida masiva de datos
- Brecha de seguridad confirmada
- Validaciones fallando sistemáticamente
Alto
Ejemplos:
- Funcionalidades importantes no disponibles
- Importación de datos fallando
- Validaciones con alta tasa de error
- Reportes no generándose
Medio/Bajo
Ejemplos:
- Problemas de rendimiento menores
- Errores de interfaz ocasionales
- Solicitudes de mejora
- Preguntas de usuarios
Proceso de Respuesta a Incidentes
1
Detección y Clasificación
Fuentes de detección:
- Alertas automáticas del sistema
- Reportes de usuarios
- Monitoreo proactivo
- Revisiones rutinarias
- Evaluar impacto en operaciones
- Determinar urgencia de resolución
- Asignar nivel de prioridad
- Identificar recursos necesarios
2
Respuesta Inmediata
Para incidentes críticos:
- Activar protocolo de emergencia
- Notificar a stakeholders clave
- Implementar medidas de contención
- Documentar todas las acciones
- Asignar a técnico apropiado
- Establecer cronograma de resolución
- Comunicar expectativas al usuario
- Programar seguimiento regular
3
Investigación y Resolución
Proceso sistemático:
- Recopilar toda la información disponible
- Reproducir el problema si es posible
- Identificar causa raíz
- Desarrollar solución apropiada
- Probar solución en ambiente controlado
- Implementar corrección
- Verificar resolución completa
4
Seguimiento y Cierre
Actividades post-resolución:
- Confirmar satisfacción del usuario
- Documentar lecciones aprendidas
- Actualizar procedimientos si es necesario
- Implementar medidas preventivas
- Cerrar formalmente el incidente
- Tiempo total de resolución
- Efectividad de la solución
- Satisfacción del usuario
- Medidas preventivas implementadas
Workflow 5: Mantenimiento y Optimización
Rutinas de Mantenimiento
- Diario
- Semanal
- Mensual
Actividades automáticas:
- Respaldo de base de datos
- Sincronización con ERM Karma
- Limpieza de logs temporales
- Verificación de conectividad
- Revisión de alertas del sistema
- Monitoreo de rendimiento
- Verificación de importaciones
- Respuesta a notificaciones críticas
Proceso de Mejora Continua
Recopilación de Feedback
Recopilación de Feedback
Fuentes de retroalimentación:
- Encuestas regulares a usuarios
- Análisis de patrones de uso
- Métricas de rendimiento del sistema
- Sugerencias de mejora
- Formularios en línea
- Entrevistas con usuarios clave
- Análisis de tickets de soporte
- Observación directa de procesos
Análisis y Priorización
Análisis y Priorización
Criterios de evaluación:
- Impacto en eficiencia operativa
- Costo de implementación
- Complejidad técnica
- Beneficio para usuarios
- Catalogar todas las mejoras propuestas
- Evaluar cada una según criterios establecidos
- Asignar puntaje de prioridad
- Crear roadmap de implementación
Implementación de Mejoras
Implementación de Mejoras
Fases de implementación:
- Planificación: Diseño detallado y recursos
- Desarrollo: Implementación técnica
- Pruebas: Validación en ambiente controlado
- Despliegue: Implementación en producción
- Seguimiento: Monitoreo de resultados
- Comunicación proactiva a usuarios
- Capacitación en nuevas funcionalidades
- Soporte adicional durante transición
- Documentación actualizada
Métricas y KPIs por Workflow
Indicadores de Rendimiento
- Operacionales
- Financieros
- Calidad de Servicio
Eficiencia del proceso:
- Tiempo promedio de importación por archivo
- Tiempo promedio de validación por cargo
- Porcentaje de cargos procesados automáticamente
- Tiempo promedio de resolución de casos manuales
- Porcentaje de cargos con validación GPS exitosa
- Porcentaje de tags con asignaciones válidas
- Porcentaje de estaciones con tarifas actualizadas
- Tasa de errores en importación
Próximos Pasos
Una vez implementados estos flujos de trabajo, considera:Automatización Avanzada
Implementar automatización adicional para reducir trabajo manual y mejorar eficiencia
Integración con Otros Sistemas
Conectar con sistemas de gestión de flota, contabilidad y otros para mayor eficiencia
Análisis Predictivo
Desarrollar modelos predictivos para anticipar problemas y optimizar operaciones
Expansión de Funcionalidades
Agregar nuevas capacidades basadas en necesidades identificadas y feedback de usuarios
Los flujos de trabajo son documentos vivos que deben actualizarse regularmente basándose en la experiencia operativa y las mejoras del sistema.